Eine Feuerwehr-Mitgliederverwaltungssoftware inklusive elektronisches Transpondersystem erstellte die Feuerwehr Werneck komplett in Eigenleistung.
Dass die Feuerwehr schnell ist, weiß jeder. Doch wie schnell die Freiwillige Feuerwehr Werneck, Bayern, auch im digitalen Raum agieren kann, hat sie nun mit einem beeindruckenden Projekt bewiesen. Innerhalb weniger Wochen hat ein kleines Team die Verwaltung und den Zugang zum Gerätehaus revolutioniert – unterstützt durch eine gezielte Förderung und mit beeindruckender Eigenleistung.
Im Portal der Software können auch Statistiken und Auswertungen wie Mitgliederanzahl und deren Durchschnittsalter sowie anstehende Termine eingesehen werden. Bild: Tim Mützel, Feuerwehr Werneck
Erstellung binnen weniger Tage
Während IT-Projekte in Behörden oft Monate oder Jahre dauern, ging es in Werneck Schlag auf Schlag. Das Herzstück des Projekts – eine komplett in Eigenleistung entwickelte Mitgliederverwaltungssoftware – entstand innerhalb weniger Tage. Statt auf teure Standardlösungen von der Stange zu setzen, haben die Experten aus den eigenen Reihen ein Tool geschaffen, das exakt auf die Bedürfnisse der Wernecker Wehr zugeschnitten ist.
Der Mehrwert dieser Eigenentwicklung ist immens.
„Wir haben jetzt eine Lösung, die genau unsere Abläufe abbildet und uns den Rücken für die eigentliche Arbeit freihält“,
sagt Kommandant Christian Kullick.
Die Software übernimmt dabei das komplette Management: Von der Anwesenheitserfassung bei Übungen über die Überwachung von LKW-Führerscheinen bis hin zu medizinischen Untersuchungen für Atemschutzgeräteträger. Alles ist rechtssicher protokolliert, automatisiert und per Mausklick abrufbar. Das System denkt mit und schlägt proaktiv Alarm, bevor eine Frist abläuft und bildet so quasi das Rückgrat der Einsatzbereitschaft.
Feuerwehrmitglied Holger betritt das Gerätehaus. Das elektronische Transpondersystem erkennt ihn, öffnet den Zugang und begrüßt ihn zur anstehenden Übung. Bild: Tim Mützel, Feuerwehr Werneck
Elektronisches Transpondersystem ersetzt traditionelle Schlüssel.
Parallel zur Software wurde die Hardware des Gerätehauses auf das nächste Level gehoben. Der traditionelle Schlüssel hat ausgedient und wurde durch ein elektronisches Transpondersystem ersetzt. Das sorgt nicht nur dafür, dass das wertvolle Equipment der Wehr jederzeit und automatisiert sicher verschlossen ist, sondern bietet auch maximale Flexibilität. Temporäre Zutrittsberechtigungen für Handwerker oder räumlich begrenzte Zugänge für Übungsgäste lassen sich nun sekundenschnell verwalten – ein immenser Gewinn für die tägliche Organisation. Das System ist zudem 100% kompatibel zu anderen gemeindeeigenen Gebäuden.
Auch Bürgermeister Sebastian Hauck zeigt sich beeindruckt und sieht in der Umsetzung einen positiven Impuls für die Marktgemeinde:
„Es ist toll zu sehen, mit welcher Eigeninitiative die Feuerwehr Werneck dieses Projekt vorangetrieben und in kurzer Zeit realisiert hat“, so Hauck. „Dass hier eine passgenaue Lösung in Eigenregie entwickelt wurde, ist ein Paradebeispiel für gelebtes Ehrenamt in unserer Gemeinde. Es zeigt, dass wir uns in Werneck auf hochkompetente Kräfte verlassen können, die auch über den Tellerrand hinausblicken.“
Unterstützung durch Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt.
Ein Projekt dieser Größenordnung benötigt neben Manpower auch die entsprechenden Mittel. Hier kam die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) ins Spiel.
Mit Unterstützung durch die Förderung der Stiftung sowie mit Mitteln des Feuerwehrvereins konnte die moderne Infrastruktur finanziert und zeitnah realisiert werden. Die DSEE unterstützt bundesweit Projekte, die das Ehrenamt durch Innovation und Digitalisierung stärken – ein Ziel, das in Werneck vorbildlich umgesetzt wurde.
Mehr Zeit für andere Aufgaben erzielt die Feuerwehr mit der neuen Management-Software. Bild: Tim Mützel, Feuerwehr Werneck
Mehr Kapazität für Ausbildung und Einsatzbereitschaft
Für die Bürger in Werneck bedeutet dieses Plus an Digitalisierung vor allem eines: Eine noch schlagkräftigere Wehr. Denn jede Stunde, die die Führungskräfte dank der neuen Software bei der Bürokratie einsparen, investieren sie direkt in die Ausbildung und die Einsatzbereitschaft.
Das Projektteam hat gezeigt, dass ehrenamtliches Engagement und professionelle IT-Entwicklung Hand in Hand gehen können. Die Feuerwehr Werneck mausert sich so zu einem Vorreiter der modernen Gefahrenabwehr und beweist damit, dass auch im eher traditionell geprägten Feuerlöschwesen Platz für Digitalisierung ist.
Holger Mai, Feuerwehr Werneck
Im Interview
Wir haben uns bei Holger Mai, Sprecher der Feuerwehr Werneck zu den Details der Anwendung erkundigt.
Was war Eure Motivation für die Entwicklung der Mitgliederverwaltungssoftware?
Wir haben in der Vergangenheit versucht, mit Hilfe einer verfügbaren, kommerziellen Lösung unsere Verwaltung effizienter, leistungsfähiger und vielschichtiger zu gestalten. Leider kamen wir dabei immer wieder an den Punkt, dass die vorgefertigte Lösung zu steif und unflexibel ist und es damit schwierig ist, unsere Abläufe und Bedürfnisse vollständig abzubilden.
So ist der Gedanke entstanden, eine eigene Software zu entwickeln und Schritt für Schritt modular aufzubauen und zu erweitern. Im Fokus stand für uns dabei neben der klassischen Mitgliederverwaltung vor allem die Dokumentation von Übungsteilnahmen. Das war in der Vergangenheit immer ein sehr umständlicher und manueller Prozess, den wir durch die Software und RFID-Chips jetzt vereinfacht und automatisiert haben.
Zusätzlich haben wir jetzt im Prinzip jederzeit die Möglichkeit, nach Bedarf Elemente hinzuzufügen, anzupassen oder zu streichen.
Haben die Mitglieder Zugriff zur Anwendung, etwa über eine Smartphone-App?
Mitglieder, die auch in die Verwaltung eingebunden sind, können jederzeit auch per Smartphone darauf zugreifen. Zusätzlich haben wir eine Koppelung an die App von Alamos und nutzen einige Funktionen aus dieser Software, wie z.B. die Pflege von Übungen. Der Übungsverantwortliche bekommt nach der Übung einen Einmal-Link, mit dessen Hilfe er die Inhalte dokumentieren und ggf. auch die Teilnehmerliste editieren kann. Somit bekommen die User immer genau so viel Zugriff, wie sie benötigen.
Werden Termine über die Anwendung erfasst welche durch die Mitglieder abgerufen werden können?
Die Anwendung erfasst Termine und zeigt öffentlich einsehbar eine Terminvorschau für die nächsten Tage. Im Hintergrund ist der komplette Jahreskalender hinterlegt, der – mit entsprechender Berechtigung – natürlich auch jederzeit editiert werden kann.
Die Daten werden von den Administratoren eingepflegt, oder kann dies über ein Mitglied erfolgen?
Die Grundbedatung erfolgt durch Administratoren, aber auch Mitglieder sind zur Pflege der Daten aufgerufen (siehe Beispiel zur Übung oben).
Ist eine Erweiterung geplant, etwa zu Wartung von Fahrzeugen und Ausrüstung?
Aktuell sind verschiedene Erweiterungen und Ideen in den Hinterköpfen der Entwickler, konkret geht es dabei aber weniger um Fahrzeuge und Ausrüstung. Eher um alle großen und kleinen Verwaltungsakte, die innerhalb einer freiwilligen Feuerwehr auftreten. Wenn in einer dieser Ideen ein ausreichender praktischer Nutzen erkannt werden kann, ist deren Umsetzung im Prinzip jederzeit mit geringem Aufwand möglich. Aktuell läuft z.B. ein Modul zur Hochwasserfrühwarnung im Testbetrieb im Hintergrund.
Die Wartung erfolgt in der eigenen Wehr durch die Entwickler?
Die Wartung erledigen unsere Administratoren, wobei der Aufwand dafür sich in sehr engen Grenzen hält.
Erfolgt ein Zugriff der Gemeinde, etwa zur Informationslegung zu Baustellen oder Straßensperrungen?
Das ist derzeit nicht in Planung, klingt aber nach einer sehr spannenden Idee und Erweiterungsmöglichkeit.
Euer Weg kann als Vorbild für andere Feuerwehren und Organisationen dienen. Sind schon Anfragen weiterer Feuerwehren gekommen, bietet Ihr ggfs. Unterstützung für eine Implementierung an?
Wir haben vor kurzem auf unseren Social-Media-Kanälen kurz zu dem Thema berichtet und daraufhin auch schon einige Nachrichten erhalten. Grundsätzlich sind wir sehr offen und tauschen uns gerne auch mit anderen Feuerwehren und Organisationen aus, um Starthilfe für ein ähnliches Projekt zu geben. Aber wir üben auch diese Tätigkeiten natürlich nur ehrenamtlich aus, weswegen wir selbstverständlich nicht als eine Art Dienstleister für andere Wehren auftreten und ein Softwarepaket mit Supportdienstleistungen zur Verfügung stellen können.
Das Interview führte Vera Stegmeier, Redaktion Feuerwehr Fachjournal.
